Im Fokus: Angebots- und Ausschreibungsinhalte
Leistungen eindeutig durch direkt Betroffene definieren lassen
Veranstaltungsstätten wie Stadthallen, Sport- und Multifunktionsarenen, Theater oder Kongresszentren gehören meist der öffentlichen Hand, werden fast ausschließlich von öffentlichen Gesellschaften betrieben. Dies bringt spezifische Regeln und rechtliche Vorgaben mit sich, die beim Einkauf von Produkten und Dienstleistungen beachtet werden müssen.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die ausschreibende Stelle oft nicht diejenige ist, die den tatsächlichen Bedarf für das Produkt oder die Dienstleistung hat. Häufig sind Eigentümer und Betreiber der Immobilie unterschiedliche Einheiten, die Verantwortung für die Bewirtschaftung und die bauliche Entwicklung liegt darüber hinaus oftmals bei einer weiteren, dritten Stelle. Wenn Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem operativen Veranstaltungsbetrieb eingekauft werden, ist in den meisten Fällen der Betreiber die federführende Stelle des Angebotsverfahrens. Der Betreiber, der die Bedarfe genau kennt, verfasst dann üblicherweise die Leistungsbeschreibung und verwendet Vokabular sowie Fachbegriffe, die den Dienstleistern und Produktlieferanten bestens bekannt sind. Dadurch können zielgerechte Angebote erstellt werden, die eine Vergleichbarkeit ermöglichen.
Im Gegensatz dazu werden Dienstleistungen rund um immobilienbezogene Aspekte oder strategische Studien in der Regel von Hochbauämtern, Kämmereien oder vergleichbaren Einheiten ausgeschrieben. Dies führt häufig zu Missverständnissen, da Verfasser von Leistungsbeschreibungen und Angebotsanfragen oft Formulierungen verwenden, die unterschiedlich interpretiert werden (können). So verstehen unterschiedliche Stellen, Ämter und Berufe z. B. unter dem Begriff „Machbarkeitsstudie“ jeweils etwas anderes – andere Inhalte, Detaillierungstiefen und -umfänge etc. Dies kann dazu führen, dass eingereichte Angebote nicht den beabsichtigten Leistungen entsprechen, eine Vergleichbarkeit erschwert oder gar unmöglich gemacht wird. Die Folge sind Mehraufwand und Frustration auf beiden Seiten – sowohl bei der ausschreibenden Stelle als auch bei den Anbietern. Dienstleister, wie wir, investieren erhebliche Ressourcen in die Angebotsstellung, nur um dann oft Absagen mit für uns nicht nachvollziehbaren Begründungen zu erhalten, obwohl die Anforderungen doch eigentlich klar sind.
Glücklicherweise nehmen immer mehr Betreiber und ausschreibende Stellen im Vorfeld Kontakt zu uns auf, um Missstände zu vermeiden und zielgerichtete Anfragen zu formulieren. Dadurch können wir passgenaue Angebote erhalten und das Risiko eines „Äpfel mit Birnen“-Vergleichs deutlich reduzieren. Wenn Sie also in naher Zukunft Leistungen im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltungsimmobilie einkaufen möchten, sprechen Sie uns gerne im Vorfeld an. Wir helfen Ihnen, wo wir können!
